Knowledge is power

Kirjaaminen on tiedolla johtamisen perusta

Teksti:
Sirpa Numari
Teksti:
Anna-Maija Mökkönen

Rakenteinen tieto on sekä päivittäiskirjaamiseen liittyvää terveydenhuollon potilaskertomustekstiä että sosiaalihuollon palveluiden tuottamiseen liittyviä asiakirjamerkintöjä.

Rakenteisesti kirjataan eri kansallisia koodistoja hyödyntäen esimerkiksi jonotukseen, palveluihin, hoitoihin ja tapahtumiin liittyviä tietoja. Näitä tietoja käytetään kansallisissa raporteissa (esim. THL) sekä useissa eri palveluiden tuottajien ja järjestäjien vertailuissa. Vapaata tekstiä eli niin sanottua proosaa voidaan hyödyntää tiedolla johtamisessa tekoälyä ja robotiikkaa käyttämällä esimerkiksi, kun etsitään interventioita tai tehdään asiakkaiden segmentointia muun tiedon kuin diagnoosin tai tutkimustulosten perusteella.

Aiemmissa raportoinnin ja analytiikan blogeissa on käsitelty rakenteista kirjaamista tekstissä Mörkö nimeltä rakenteinen kirjaaminen ja sitä miten Tiedolla johtaminen kuuluu kaikille. Tämä osio käsittelee kirjaamisen laadun ja ajantasaisuuden merkitystä tiedolla johtamisen näkökulmasta.

Kirjausten oikea-aikaisuus ja rakenteisuus tukevat toimintaa

Kaikki tieto tulee kirjata järjestelmään oikea-aikaisesti, jotta päästään tiedolla johtamisessa niihin tuloksiin, joita oman työn ohjaamisessa ja päivittäisjohtamisessa tarvitaan. Moniammatillisessa yhteistyössä kirjauksien oikea-aikaisuudella on suuri merkitys ja se sekä hyödyntää että hyödyttää kaikkia ammattilaisia asiakkaan ja potilaan hoitamisessa.

Mikäli tietoa ei ole järjestelmässä, ei sitä voida myöskään käyttää. Käytännössä siis sitä tietoa, mitä ei ole kirjattu järjestelmään, ei myöskään ammattilaisen oikeusturvan ja tiedolla johtamisen näkökulmasta ole tehty. Tiedolla johtaminen tuo kirjausten kautta tehdyn työn näkyväksi. Oikea-aikainen kirjaaminen luo paremmat mahdollisuudet toiminnan ohjauksen hyödyntämiseen, kuten resurssien kohdentamiseen oikeaan aikaan ja paikkaan sekä esimerkiksi vapaan vuodepaikan löytämisen sitä tarvitsevalle potilaalle. Lisäksi ajantasainen tieto mahdollistaa nopean reagoinnin eri tilanteissa, oikea-aikaisen analyysin, tiedon vertailtavuuden ja toiminnan kehittämisen.

Tietosisältötarpeet ovat muuttuneet ja tulevat edelleen muuttumaan toiminnan kehittyessä ja kansallisten vaatimusten muuttuessa. Uudenlainen asenne myös ammattilaisilla tiedolla johtamiseen omassa päivittäisessä työskentelyssä on muuttunut ja tiedon tarve lisääntynyt. Ei ole tarkoituksenmukaista toimia mututuntumalla, vaan käyttää hyväksi jokaisen ammattilaisen asiakkaista ja potilaista kirjaamaa tietoa. Myös asiakkaan ja potilaan itse tuottamaa tai hänen käyttämiinsä sovelluksiin tallentunutta tietoa voidaan tulevaisuudessa käyttää täydentämään ammattilaisten kirjauksia, toki niin, että ammattilainen hyväksyy nämä tiedot osaksi asiakas- ja potilastietoa. Tämä siten osaltaan vähentää ammattilaisen kirjaamiseen käyttämää työaikaa, kun asiakkaan ja potilaan täyttämät tiedot ovat siirrettävissä suoraan eteenpäin.

Laajalla tietosisällöllä, virheettömällä ja oikea-aikaisella kirjaamisella varmistetaan tietoon perustuva johtaminen niin itselle, toisille ammattilaisille, asiakkaille ja potilaille kuin koko toiminnasta vastaavalle johdollekin. Asterin myötä tiedolla johtamisen mahdollisuudet lisääntyvät rakenteisuuden ja ajanmukaisten tiedolla johtamisen työkalujen avulla. Tieto on kaikkien sitä tarvitsevien käytössä lain sallimissa rajoissa ja sitä voidaan hyödyntää useilla eri tavoilla. Näitä hyödyntämisen vaihtoehtoja käsitellään blogisarjan seuraavassa osassa, Kirjattu tieto hyötykäytössä.

NumariSirpa_1000x1000

Sirpa Numari

Raportoinnin ja analytiikan projektipäällikkö / Tiedolla johtamisen projektipäällikkö