Vaalea käsi ohjaa valkoista tietokoneen hiirtä.

Mörkö nimeltä rakenteinen kirjaaminen

Teksti:
Aapo Tahkola
Kuva:
Unsplash kuvapankki

Paljon kahvia ja kokoustamista vielä tarvitaan, ennen kuin uusi uljas Asterimme on valmis sote-ammattilaisten käyttöön. Jo nyt on kuitenkin selvää, että uuden asiakas- ja potilastietojärjestelmän käyttöönotto tulee tarkoittamaan isoa muutosta. Selvää on myös se, että muutos koskee jokaista ammattilaista ja ulottuu kaikille toiminnan tasoille. Eräs konkreettinen esimerkki tästä ovat muuttuvat kirjauskäytännöt.

Kirjaaminen Asterissa – kuten kaikissa moderneissa tietojärjestelmissä – tulee perustumaan paljon nykyistä vahvemmin niin kutsuttuun rakenteiseen kirjaamiseen ja valmiisiin malli-työnkulkuihin.

”Ei kai!”, lienee nyt monen lukijan ensimmäinen reaktio. Rakenteinen kirjaaminen edustaa monelle ammattilaiselle jotakin sellaista, jota on vältettävä viimeiseen saakka. Jotakin sellaista, joka tulee haittaamaan ja hidastamaan ydintyötä. Jotakin sellaista, josta hyötyy joku muu. Huoli ei ole tuulesta temmattu. On todellinen haaste huolehtia siitä, ettei tiedon keruu ja kirjaaminen vie jatkossa kohtuutonta osuutta ammattilaisen työajasta. Uskon kuitenkin, että tuo haaste on voitettavissa ja uhka käännettävissä mahdollisuudeksi. Tutkailen tässä kirjoituksessa sitä, miten se onnistuu.

Mitä hyötyä rakenteisesta kirjaamisesta on?

Ensiksi, on hyvä pysähtyä pohtimaan, miksi kehitys on vienyt tähän suuntaan. Mitä hyötyä tästä muutoksesta on? Rakenteisen kirjaamisen ydinajatuksena on pyrkimys ehyempään tietopohjaan ja sitä kautta tiedon parempaan hyödynnettävyyteen. Nyt usvan lailla taustoihin katoavat rutiinikirjaukset palautuvat jatkossa analysoituna ja arvokkaana tietona ammattilaisen päätöksenteon tueksi. Modernit raportoinnin ja analytiikan ratkaisut auttavat meitä viisaampaan päätöksentekoon yksittäisen hoito- ja palvelutapahtuman, mutta myös organisaation, hoitoketjun ja jopa koko väestön tasolla. Ainoa hyötyjä muutoksesta ei siis suinkaan ole se kuuluisa ”joku muu”.

Toiseksi, on tärkeää huomata, ettei järkevä ja sujuva kirjaaminen suinkaan ole ”joko – tai” -yhtälö. Homman voi toteuttaa monella tavalla. Perusajatuksenahan on rakentaa ammattilaiselle tarjoutuvat näkymät ja kirjauspohjat siten, että oikea tieto tallentuu aina oikeassa kohdassa, sujuvasti ja yhdenmukaisesti. Samoin kussakin toimintaympäristössä tärkeiksi tunnistetut kyselyt, laskurit ja muut tietotyökalut upotetaan kiinteäksi osaksi kirjaustapahtumaa. Tähän tuskin kellään on periaatetasolla vastaan sanottavaa; jokainen ammattilainen varmasti tunnistaa hyvän mittaustiedon hyödyllisyyden, mutta myös sen, että harva tieto syntyy itsestään.

Kolmanneksi, erittäin merkittävä osa kerättävästä tiedosta on mahdollista saada jatkossa käyttöön suoraan asiakkaiden ja potilaiden itsensä kirjaamana – ilman ammattilaisen toimimista ”välikirjurina”. Tämä mahdollistaa tietopohjan merkittävän rikastumisen ilman kohtuutonta kirjaamiskuormaa ammattilaisille. Erilaisten esitietokaavakkeiden ja kyselyiden integrointi suoraan asiakasportaaliin on tässä tärkeässä roolissa, samoin kuin kotimittausten tallentuminen suoraan asiakas- ja potilastietojärjestelmään. Tavoitteena olkoon, että kaikki se tieto, joka on saatavissa suoraan asiakkailta, on syytä todella saada suoraan asiakkailta. Pelkästään yleisimpiin kansansairauksiimme liittyen toteutuu maakuntatasolla kymmeniä tuhansia rutiinikontakteja vuodessa. Jo esimerkiksi minuutin työn vaativan kirjaamistehtävän siirtyminen pois terveydenhuollon ammattilaiselta tarkoittaa valtavaa aikamäärää enemmän käytettäväksi varsinaiseen ydintehtävään – potilaiden hoitoon.

Neljänneksi, rakenteisempi järjestelmä tuo käyttöön uusia työtä helpottavia ominaisuuksia. Oikein laadittuina valmiit mallityönkulut toimivat ammattilaiselle muistia ja päätöksentekoa tukevana tarkistuslistana. Työnkulkuihin upotetut valmiit toiminnallisuudet helpottavat työtä esimerkiksi siten, että kirjaus tietyn laboratoriotutkimuksen tekemisestä toimii jatkossa samalla lähetteenä laboratorioon, ilman erillisen lähetteen laatimista. Kun vielä suuri osa rakenteisesta kirjaamisesta on mahdollista hoitaa puheohjauksella eli sanellen, ollaan aika kaukana siitä mielikuvasta, jota ”rakenteinen kirjaaminen” tänä päivänä monelle edustaa.

Miten tähän päästään Asterin osalta?

Tiedon tuottaminen vaatii yleensä aktiivista, inhimillistä toimintaa. Vaikka automaatio meitä jo monessa auttaakin, tarkoittaa tiedon tuotanto edelleen hyvin usein konkreettista mittaamista, kysymistä, kirjaamista, klikkaamista ja hyväksymistä. Siksi jokaisen kirjattavan tiedon kohdalla tarvitaan huolellista hyöty vs. haitta -suhteen punnitsemista ja tarkkaa harkintaa siitä, mitä kaikkea tietoa mistäkin työnkulusta halutaan kerätä. On suuri ero siinä, tarjotaanko jossakin ammattilaisen perustyönkulussa täytettäväksi 5 vai 20 eri tietoa. Jokaisen kirjauksen tuoma lisäarvo on tarkasti peilattava sen toteuttamiseen käytettyä kallista työaikaa vasten. Uuden järjestelmän hyötyjä ei kannata syödä edeltä käsin liikaa ahnehtimalla.

Maltti on siis tässä valttia, mutta se ei yksin riitä. Tarvitaan myös selkeä hallintamalli eli prosessi siihen, miten ja missä eri työnkulkujen sisällöistä ja käyttöön otettavista mittareista päätetään. Päätös ei saa tapahtua ”siellä jossakin”, vaan mukaan pohdintaan on otettava aidosti ja riittävän varhaisessa vaiheessa kunkin toimintaympäristön parhaat ammattilaiset. Ja tässä on vahva paino sanalla ”toimintaympäristö”. Vaarana nimittäin on, että kirjaustiedon ja mittariston valinnassa kuullaan vain kunkin aihealueen erityisasiantuntijoita, mutta päätös ulotetaan silti laajasti sellaisiin toimintaympäristöihin, joista näillä asiantuntijoilla ei ole käytännön kokemusta.

Hyvänä esimerkkinä tästä toimivat vahvaa tuloaan tekevät elämänlaatumittarit. Yksittäisen erikoisalan tai tiettyyn väestöryhmään erikoistuneen yksikön näkökulmasta voi tiettyä sairautta varten erityisesti kehitetty mittari (esim. PAID-mittari diabeetikoilla) olla perusteltu ja hyvä valinta. Sama ei kuitenkaan päde toisessa toimintaympäristössä. Kirurgian klinikalla tai perusterveydenhuollossa tuskin ollaan kovin innostuneita ajatuksesta käyttää jokaisen siellä asioivan diabeetikon hoitoprosessissa PAID-mittaria, kun usein samalla monisairaalla potilaalla voi olla tarjolla vaikkapa selkäpotilaalle, sydänpotilaalle ja keuhkosairautta sairastavalle suunnattuja elämänlaatukyselyitä. Tästä tuskin innostuvat myöskään potilaat.

Myös peruskertolasku on syytä pitää muistissa. Yhden ajan säästö on joskus toisen ajan hukka. Erityisen huono yhtälö muodostuu, jos tuo toinen on pääluvultaan moninkertainen. Esimerkiksi muutaman hallinnollisen henkilön merkittäväkin työajan säästö kalpenee mitättömäksi, jos sen hintana on monituhatkertainen määrä kirjauksia kentän ammattilaisten toimesta. Aiempia esimerkkejä käsistä karanneista kirjauskäytännöistä löytyy ja niistä on syytä ottaa opiksi. ”Kuolema mittaamalla” ei saa muodostua lentäväksi lauseeksi.

Lopuksi todettakoon, että Aster ei ole valmis paketti, joka vain istutetaan käyttöömme sellaisenaan. Erittäin merkittävä osa järjestelmän sisällöistä ja toiminnasta määräytyy vasta käyttöönotossa. Viisaita päätöksiä syntyy vain, jos ammattilaiset ovat aktiivisesti mukana niitä tekemässä. Päätöksentekoon ja työryhmiin osallistuminen on luonnollisesti pois muusta ajasta ja voi tuntua siksi raskaalta lyhyellä tähtäimellä. Pidemmällä tähtäimellä se on kuitenkin ainoa keino varmistaa tehokkain mahdollinen ajankäyttö pitkälle tulevaisuuteen ja rakentaa käyttöömme paras mahdollinen järjestelmä. Aster on juuri niin hyvä, kuin me siitä teemme!

Aapo Tahkola
Yleislääketieteen erikoislääkäri
Jyväskylän kaupunki ja Keski-Suomen sairaanhoitopiiri
Kirjoittaja toimi Asterin Raportoinnista ja analytiikasta vastaavana tuoteomistajana syksyn 2020.