Knowledge is power

Tiedolla johtaminen kuuluu kaikille

Teksti:
Mervi Ruonamo

Tiedolla johtaminen ei ole vain organisaation ylimmän johdon toimintaa, vaan kuuluu kaikille tasoille. Strategisen tason tulee saada tarvittavaa tietoa, jotta he voivat luoda operatiiviselle tasolle mahdollisuudet perustehtävän suorittamiseen, sekä pystyvät ohjaamaan koko sote -sektoria valtakunnallisen kehittämisen ja alueen väestön hyvinvoinnin tarpeiden mukaisesti.

Aiemmin raportointia ja tiedolla johtamista on käsitelty blogissa Mörkö nimeltä rakenteinen kirjaaminen. Tämä blogi on ensimmäinen osa neljän blogin sarjasta, jotka käsittelevät raportointia ja tiedolla johtamista eri näkökulmista.

Jokainen operatiivisen tason yksikkö ohjaa tiedolla omaa toimintaansa, peilaten asiakkaan ja potilaan tiedon tarpeisiin sekä muiden yksiköiden ja ylimmän johdon tarpeisiin.

Omassa yksikössä tehtävä kehittäminen voi olla vahvasti tietointensiivistä ja sitä voidaan johtaa tiedolla. Esimerkkinä tästä on nyt paljon esillä oleva palvelumuotoilu. Se on tietointensiivistä, laajasti myös oman yksikön ulkopuoliseen tietoon perustuvaa, hyödyn näkökulmaa korostavaa ja uutta innovoivaa kehittämistä.

Jokainen työntekijä ohjaa myös omaa toimintaansa tiedolla. Tieto, joka on tarjolla määrittää jokapäiväistä tehtävää. Puuttuva tai väärä tieto voi johtaa harhaan ja päällekkäisen tiedon tuottaminen turhauttaa. Itsensä johtamista tiedolla on laajalti käsitelty aihe niin esimiestyössä kuin alaistaidoissa. Tukeeko saatavilla oleva tieto omaa ammatillista kehittymistä ja tarjoaako se riittävästi tietoa jatkuvassa muutoksessa?

Tiedolla johtaminen ei ole vain sote-ammattilaisen mahdollisuus, vaan myös asiakkaan ja potilaan. He ovat entistä kiinnostuneempia omasta hyvinvoinnistaan ja sen parantamisesta eri keinoin. Sotelta halutaan palveluita, jotka sopivat omaan elämäntilanteeseen ja siihen palveluun ollaan halukkaita tuottamaan myös tietoa omasta hyvinvoinnista.

Mitä tietojohtaminen on?

Tieto on käsitteenä moniulotteinen ja kontekstisidonnainen sekä eri tavoin luokiteltavissa. Tietojohtaminen nähdään eräänlaisena kattokäsitteenä kaikkeen tietoon organisaatiossa, niin näkymättömään kuin näkyväänkin tietoon. Tietojohtaminen voidaan jakaa eri osa-alueisiin.

Tiedolla johtamisella ei ole yhtä yksiselitteistä ja yleisesti hyväksyttyä määritelmää. Se on tiedon hyödyntämistä tietoisessa päätöksenteossa. Tiedolla johtaminen sekä datan analysointi yhdistettynä hyvään substanssiosaamiseen tarjoaa parhaiten arvoa, kun se tuodaan osaksi jokapäiväistä toimintaa organisaation jokaiselle tasolle ja toimijalle sekä myös asiakkaalle.

Tiedolla johtamisella tavoiteltava hyöty määrittää siinä käytettävää tietosisältöä. Tietosisältö vaihtelee sen mukaan, kehitetäänkö yhden yksikön toimintaa, johdetaanko palvelutuotantoa vai koko alueen väestön hyvinvointia. Siten jokaisen organisaatiossa työskentelevän tulisi tunnistaa miten tärkeää on se tieto, jota päivittäin tuottaa – ei vain asiakkaan/potilaan hyväksi vaan koko organisaation toiminnalle.

Tiedon johtaminen keskittyy tarvittavan datan hankintaan, varastointiin, siirtämiseen ja suojaamiseen. Miten dataa tulisi luokitella, jotta se palvelee tiedolla johtamista? Mitä kirjauskohteita pitäisi valita tiedon hyödyntämistä varten? Miten sitä käytetään ja varastoidaan turvallisesti sekä ketkä sitä saavat hyödyntää?

Tiedon lähteillä

Työyhteisössä on paljon tietoa, jota käytämme päivittäin. Enemmän kuin tiedon puute, sen runsas määrä ja löydettävyys ovat nykyisiä haasteitamme. Dokumentoitua (eksplisiittistä) tietoa löytyy monista järjestelmistä, ohjeista, kehittämishankkeista, tutkimuksista jne. Käytössä on myös paljon ajan mukana kerättyä kokemuksellista, dokumentoimatonta (implisiittistä) tietoa. Koulutuksen mukana syntyy hiljaista tietoa, ja yhteisössä on paljon kulttuurista tietoa, kirjoittamattomia sääntöjä, arvoja ja normeja, joiden avulla esimerkiksi erilaiset prosessit toimivat.

Tiedon lähteitä on siis hyvin monia, ne pitää vain tunnistaa. Yhdistämällä dokumentoitua tietoa implisiittiseen tietoon yhdessä ihmisten kanssa työstäen, tieto jalostuu edelleen. Näkymätön tieto muuttuu näkyväksi tiedoksi, jolloin sitä voidaan yhdistellä, luokitella ja tehdä tietokantoja. Näin se muuttuu ihmisten mielissä uudeksi ymmärrykseksi ja sitä voidaan jakaa kaikille sitä tarvitseville, siihen aikaan ja paikkaan, jossa sitä tarvitaan. Vasta jaettu tieto hyödyttää.

Organisaation kulttuuri vaikuttaa myös sen tietokulttuuriin. Miten tietoon suhtaudutaan, mitä tietoa pidetään tärkeänä, miten kommunikaatio ja vuorovaikutteisuus näkyy eri ammattiryhmien välittämässä tietotuotannossa? Millaisella tiedolla sitten voidaan parhaiten tukea organisaation ydintehtävän suorittamista? Mikä on saavutettava hyöty asiakkaalle ja organisaatiolle?  Miten tieto virtaa sote-palvelun käyttäjältä aina ammattilaiselta toiselle?

Uudet mahdollisuudet haastavat vanhoja käytänteitä. Mitä tulisi ottaa huomioon kirjaamisen laadun ja ajantasaisuuden merkityksestä tiedolla johtamisen näkökulmasta? Siitä voit lukea seuraavassa blogissa ensi viikolla!

NumariSirpa_1000x1000

Sirpa Numari

Raportoinnin ja analytiikan projektipäällikkö / Tiedolla johtamisen projektipäällikkö