Mitä tiedämme jo tulevan järjestelmän tietoturvan reunaehdoista?

Koska järjestelmätoimittajana on iso, globaali toimija, heidän toimittamiaan komponentteja voidaan lähtökohtaisesti pitää tietoturvallisina. Oleellista on kuitenkin se, että tilaajat voivat määritellä ja muokata nämä komponentit vastaamaan meidän tarpeitamme ja järjestelmä on sekä ennen käyttöönottoa että sen jälkeen riittävästi auditoitu.

Tietoturvan reunaehtoja kuvaavien tietoturvavaatimusten keskeisenä viestinä on se, että toimittajan tulee noudattaa sopimuksellisen asiakkaan eli Aster-yhteistyöorganisaation antamia kohtuullisia ohjeita koskien asiakkaan luottamuksellisen aineiston suojaamista. Toimittajan tulee erityisesti noudattaa asiakkaan antamia tietoturvaa koskevia ohjeita sellaisten laitteiden, ohjelmien, välineiden ja muiden työkalujen suhteen, joita käytetään palvelujen tuottamisessa asiakkaalle.

Tietoturva on yksi keino tietosuojan toteuttamiseksi. Tietoturvan avulla voidaan varmistaa tiedon luottamuksellisuutta, eheyttä, järjestelmän käytettävyyttä sekä rekisteröidyn oikeuksien toteutumista. Tietoturvavaatimukset ja sen reunaehdot siten ikään kuin konkretisoivat niitä vaatimuksia, jotka tulevat henkilötietojen suo-jaa koskevasta lainsäädännöstä. Lainsäädäntö ja sopimukset tietoturvan osalta eivät anna yksityiskohtaisia ohjeita siitä, miten jokin tekninen ratkaisu tulee tehdä. Oleellista on toimia koko ajan voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti, jolloin tekniset ratkaisut ovat myös riittävän tietoturvallisia.

Miten varmistetaan se, että loppukäyttäjät osaavat toimia ”tietoturvallisesti”? Miten järjestelmä tukee tätä?

Työntekijöiden perehdytys ja jatkuva koulutus liittyen tietoturvalliseen toimintatapaan on velvoite ja vaatimus, joka on olemassa jo tänä päivänä. Mikään tekninen sovellus ei kykene aukottomasti turvaamaan loppukäyttäjän tietoturvallista tapaa työskennellä. Kyse on osin organisaatiokulttuurista ja osin keinoista koulutuksen ja valvonnan avulla luoda ympäristö, jossa pyritään toimimaan tietoturvallisesti ja tietosuojavaatimuksia noudattaen.

Aster tuo muutoksia nykyisiin toimintatapoihin monelta osin. Tämä on tunnistettu ja onkin aivan välttämätöntä panostaa yhtenäiseen koulutukseen kaikille käyttäjille riittävän varhain ja riittävällä tavalla. Koulutus ennen järjestelmän käyttöönottoa on hyvin keskeistä, mutta myös jatkuva tuki käyttöönoton jälkeen on turvattava. Kunkin organisaation tietosuojavastaavat sekä muu tietosuoja, ja tietoturva-asiantuntijoiden joukko ovat myös kaikkien työntekijöiden käytettävissä tietosuoja- sekä tietoturvavaatimusten noudattamisen osalta.

Järjestelmä tukee tietoturvallista toimintatapaa muun ohella kattavalla loki- ja käyttöoikeusvalvonnalla. Uusi järjestelmä tukee nykyisiä järjestelmiä paremmin myös käyttöoikeuksien ja käyttäjäroolien hallintaa. Uusi järjestelmä mahdollistaa näiden oikeuksien ja roolien yhtenäisyyden muodostamisen, joka tarkoittaa samalla entistä parempaa tietoturvan tasoa.

Järjestelmä ei kuitenkaan voi huolehtia liikaa käyttäjien roolien ja käyttöoikeuksien antamisesta, vaan edelleenkin organisaation on kyettävä toimimaan siten, että käyttäjien käyttöoikeudet vastaavat työtehtäviä ja työntekijän pääsyoikeudet tietoihin ovat riittävät, mutta oikein rajatut.

Miten ulkomainen järjestelmätoimittaja saadaan sitoutumaan toimintaympäristömme tietosuojavaatimusten toteuttamiseen?

Tietosuojan ja tietoturvan toteutumista ja vaikutuksia tulee arvioida EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) periaatteiden mukaisesti riskiperusteisesti, eli ennakoiden teknologian vaikutuksia kansalaisten oikeuksiin ja vapauksiin.

Samaan aikaan on tärkeää, että vaikutuksia pyritään arvioimaan ennakolta siten, että ongelmia ei pääsisi syntymään. Vaikka rekisterinpitäjällä on viime kädessä vastuu kaikesta henkilötietojen käsittelystä rekistereitään koskien, on myös henkilötietojen käsittelijä vastuussa toiminnastaan, jos hän toimii vastoin lainmukaisia ohjeita. Yhdysvaltalaisen toimittajan on oltava kiinnostunut myös omasta maineestaan ja siitä, että tehtyjä sopimuksia kunnioitetaan ja noudatetaan. Sopimusten noudattamiseen liittyy myös aina taloudellisten sanktioiden mahdollisuus silloin, jos sopimusehtoja rikotaan.

Meidän etumme on, että sopimukset on laadittu siten, että niiden noudattaminen on mahdollista vain noudattamalla samalla voimassa olevaa lainsäädäntöä. Toisaalta meidän etumme on myös se, että voimme tietosuojan ja tietoturvan osalta arvioida kunkin palvelun ja käsittelytoimen oman riskiarviomme mukaisesti ja olla ottamatta käyttöön mitään sellaista toimittajan mahdollisesti haluamaa palvelua tai tiedonsiirtovälinettä, joka ei ole arviomme mukaan tietoturvallista. Suurelle, amerikkalaiselle jätille olisi myös kestämätöntä se, jos heidän toimittamansa järjestelmä asetettaisiin käyttökieltoon.

Voimmeko olla varmoja, ettei asiakas- ja potilasdata päädy vääriin käsiin?

Pyrimme ennakoivasti kartoittamaan riittävällä tavalla kaikki tulevaan järjestelmään liittyvät riskit siitä, että henkilötietoja käsiteltäisiin niiden tarkoitusten vastaisesti. Tämä tarkoittaa sekä teknisiä ratkaisuja että henkilöstön koulutusta uuden järjestelmän käyttöön liittyen. Oleellista on, että meillä on käytössä järjestelmä, joka mahdollistaa laadukkaan hoidon ja palvelun antamisen. Tällainen järjestelmä tulee voida toteuttaa siten, että samalla turvataan rekisteröityjen oikeus yksityisyyden suojaan.

Riippumatta siitä, miten hyvin asiakas- ja potilastieto on teknisesti suojattu, on aina mahdollista, että tietoa päätyy eri tavoin sellaisille tahoille, joilla ei ole oikeutta päästä tietoihin käsiksi. Kuten nykyäänkin, asiakas- ja potilastietoa tulee voida myös käyttää riittävän sujuvasti, jotta voimme antaa mahdollisimman hyvää ja laadukasta hoitoa ja palvelua sitä tarvitseville. Kun tätä sosiaali- ja terveydenhuollon keskeistä tehtävää toteutetaan, on työntekijöille annettava riittävät käyttöoikeudet päästä oman tehtävänsä edellyttämässä laajuudessa käyttämään asiakas- tai potilastietoja. Tässä toiminnassa, kuten kaikessa työssä, jossa joudutaan käyttämään harkintaa ja jota tekevät eri ammattilaiset, on myös mahdollisuus virheisiin.

Missä asiakas- ja potilastiedot sijaitsevat?

Operatiiviset asiakas- ja potilastiedot sijaitsevat Suomessa, Asterissa mukana olevien sairaanhoitopiirien (tai myöhemmin hyvinvointialueiden) osoittamissa konesaleissa. Näihin tietoihin on toimittajalla pääsy yksinomaan osapuolten keskinäisissä sopimuksissa määritellyissä käyttötarkoituksissa (järjestelmän käyttäjätukeen, häiriöiden selvitykseen ja tekniseen ylläpitoon liittyen). Tämä pääsy rajataan EU:n yleisen tietosuo-ja-asetuksen (GDPR) ja muun lainsäädännön mukaisesti. Sairaanhoitopiirit säilyvät rekisterinpitäjinä. Toimittajan tulee noudattaa rekisterinpitäjän määrittämiä ohjeita tietojen käsittelyyn liittyen. Kaikista toimittajan henkilöistä, joilla on pääsy henkilötietoihin, tehdään asianmukaiset turvallisuusselvitykset.

Asiakas- ja potilastiedon analytiikkaan liittyvät tiedot sijaitsevat ETA-alueella. Näiden osalta rekisterinpitäjyys ja pääsy tietoihin toteutuu kuten edellä on kuvattu, tietosuojalainsäädännön asettamissa rajoissa. Toimittajalla ei ole oikeutta käyttää mitään henkilö- tai muita tietoja kuin vain osapuolten sopimusten mukaisessa rajoitetussa käyttötarkoituksessa. Kaikki tietokannat ja tietoliikenne salataan.

Vastaavat isot projektit tuppaavat myöhästymään. Miten varmistetaan, että tämä hanke etenee aikataulussa?

Emme ota kantaa muiden projektien aikatauluihin kuin vain Asterin. Pyrimme osaltamme takaamaan aikataulun pysyvyyden mm. erillisellä suunnitteluprojektilla, eli panostamalla huolelliseen ennakkosuunnitteluun. Toisaalta on selvää, että tämän mittaluokan projekteissa tulee aina kysymyksiä tai tilanteita, joihin ei paraskaan suunnittelu pysty varautumaan. Siksi olemme laskeneet aikatauluun mm. muutosvaraumia. Projektin aikana pyrimme systemaattisella seurannalla ennakoivasti ratkomaan esiin nousevia kysymyksiä siten, ettei niistä aiheudu aikataulumuutoksia. Keskeisin haaste myös aikataulujen näkökulmasta todennäköisesti tulee olemaan samaan aikaan käynnissä olevan sote-uudistuksen toteutus ja hyvinvointialueiden toiminnan aloitus. Tätä pyrimme hallitsemaan aktiivisella yhteydenpidolla väliaikaisiin valmistelutoimielimiin sekä aikanaan hyvinvointialueisiin.

Miten varmistutaan, että järjestelmä vastaa ammattilaisten tarpeita?

Käytännössä mitään asiakas- ja potilastietojärjestelmää ei voida kehittää ilman sosiaali- ja terveydenhuollon ammattilaisia ja ammattilaiskäyttäjän näkökulmaa. Sellainen yritystoiminta loppuisi hyvin lyhyeen. Toimittajan tarjoamaa järjestelmää ei oteta käyttöön sellaisenaan, vaan se mukautetaan potilaiden ja asiakkaiden sekä ammattilaisten paikallisia tarpeita vastaavaksi. Esimerkiksi alueellisten, yhtenäisten prosessien ja toimintamallien määrittely ohjaa osaltaan järjestelmän mukauttamista.  

Käyttöönottoon liittyvät ongelmat johtuvat vain harvoin pelkästään teknisistä ongelmista, vaan tyypillisesti myös siitä, että uusi toimintamalli on osalle käyttäjiä vieras eivätkä kaikki voi tai heti kykene toimimaan sen mukaisesti. Yleensä ne käyttäjät ja organisaatioyksiköt, jotka ovat aktiivisesti mukana suunnittelemassa ja toteuttamassa heille tulevia työrooleja, prosesseja ja toimintamalleja, myös hyötyvät muutoksesta eniten. Siksi tähän työhön pyritään saamaan mukaan mahdollisimman laajasti sote-ammattilaisia, jotta todelliset tarpeet tulevat huomioiduksi. Järjestelmää kehitetään edelleen myös käyttöönottojen jälkeen.

Etelä-Savon, Keski-Suomen, Pohjois-Karjalan ja Pohjanmaan sote-ammattilaisia on mukana niin projektitiimeissä kuin ns. määrittelyryhmissä asiantuntijoina. Suunnitteluprojektin aikana näissä ryhmissä oli mukana yli 500 sosiaali- ja terveydenhuollon ammattilaista, jotka mm. kartoittivat nykytilannetta ja aloittivat sitten tulevaisuuden toimintatapojen suunnittelun. 

Kehitystyöhön tarvitaan myös asiakkaan ja potilaan kokemuksia ja näkemyksiä. Aster-projektin edetessä toimitusvaiheeseen alkaa työskentely myös tämän keskeisen käyttäjäryhmän kanssa.  

Asiakas- ja potilastietojärjestelmä on hankittu laajana kokonaisjärjestelmänä, kuten mm. sosiaali- ja terveydenhuolto yhdessä. Miksi on valittu juuri tällainen hankintakokonaisuus? 

Sekä sosiaali- että terveydenhuollon tavoitteena on auttaa ihmistä ja tuottaa kokonaisvaltaista hyvinvointia omilla käytettävissä olevilla keinoillaan. Usein sekä asiakkaat että ammattilaiset törmäävät siihen, että palvelu on pirstaloitunut. Tämä voi myös aiheuttaa palvelujen päällekkäisyyttä.

Suomessa on jo pitkään suunniteltu valtakunnallista sosiaali- ja terveydenhuollon kokonaisuudistusta, ja sote-uudistus hyväksyttiin eduskunnassa 23.6.2021. Moni alue on jo toteuttanut sote-integraation omalla alueellaan ja osa on suunnittelemassa uudistusta. Sote-palveluiden integroimisen tavoitteena on, että asiakkaan tiedot ovat lainsäädännön rajoissa käytettävissä riittävässä laajuudessa siellä, missä asiakasta ja potilasta palvellaan ja hoidetaan. Tavoitteena on, että asiakas saa oikea-aikaiset ja tarpeenmukaiset palvelut oikeassa paikassa. Tähän tarvitaan sosiaalihuollon ja terveydenhuollon välistä yhteistyötä ja tiedonkulkua, jonka uusi hankittava järjestelmäkokonaisuus mahdollistaa.

Miksi täytyy tehdä integroitu järjestelmä, mitä hyötyä siitä muka on?

Sosiaali- ja terveydenhuollon integraation varmistaminen ja vahvistaminen on ollut sote-uudistuksesta toiseen yksi sen keskeisimmistä päämääristä. Integraatio nähdään edelleen keskeisenä keinona parantaa palvelujen sujuvuutta, yhdenvertaisuutta ja järjestää ne kustannustehokkaasti sekä vaikuttavasti.  

Kun puhutaan integraatiosta sosiaali- ja terveydenhuollossa, on sillä monia eri tasoja ja näkökulmia. Ensinnäkin voidaan tarkoittaa rinnakkaisten perustason palvelujen yhteentoimivuuden parantamista (horisontaalinen integraatio). Toiseksi integraatiota haetaan perustason ja erityistason palvelujen välille (vertikaalinen integraatio). Näiden integraation näkökulmien kautta tavoitellaan asiakkaan sujuvampaa polkua palvelusta toiseen. Jotta sujuvuus eri palvelujen välillä turvataan, asiakkaan ja potilaan polun tueksi on täytynyt kuvata integroitu hoito- ja palveluketju. Hoito- ja palveluketjujen tai ylipäätään yleisten mallien kuvaaminen ei poista sitä peruslähtökohtaa, että hoito ja palvelut suunnitellaan aina yksilöllisesti. 

Näiden lisäksi integraation kokonaisuutta on syytä tarkastella myös palvelujen järjestämisen, palvelutuotannon tai vaikkapa rahoituksen näkökulmasta. Nämä keskeiset näkökulmat ovat myös integraatiomielessä kehitettävänä esimerkiksi Tulevaisuuden sote-keskus -hankkeiden ja sote-rakenneuudistus -hankkeiden kautta.

Aster-projektissa huomio kiinnittyy erityisesti tiedon integraatioon, jolla on vahva yhdyspinta muuhun integraation kokonaisuuteen. Tiedon integraatiolla mahdollistamme monia asioita palvelujen ja prosessien integraatiossa. Olemassa olevan tiedon helpompi käytettävyys ja se, että tietojärjestelmä tuottaa meille entistä laadukkaampaa tietoa tukemaan sekä ammattilaisen että asiakkaan valintoja, auttaa integraation käytännön toteutuksessa. Tiedon integraatio auttaa myös palvelujen suunnittelussa ja helpottaa palvelujen kohdentamista. 

Usein keskustellaan siitä, että integraatio hyödyttää niitä asiakkaita ja potilaita, jotka käyttävät paljon palveluja. Kuitenkin yksi konkreettinen esimerkki, joka voi hyödyttää jokaista asiakasta ja potilasta sekä helpottaa lääkärien ja muun hoitohenkilökunnan sekä sosiaalihuollon ammattilaisten työtaakkaa, on reaaliaikainen tieto asiakkaasta/potilaasta. Esimerkki: jos on äskettäin erikoissairaanhoidossa tehty tutkimus, niin tieto siitä näkyy heti myös perusterveydenhuollossa ja esimerkiksi sosiaalihuollon asumisyksikössä. Näin tulee vähemmän tuplatutkimuksia, jotka sekä rasittavat potilasta että voivat viivästyttää hoitopäätöksiä. Myös esimerkiksi vahvempaa kipulääkitystä määrätessä on tärkeä tietää, onko asiakkaalla/potilaalla ollut kontakteja päihdehuoltoon.

Toinen esimerkki, jolloin kiinnostuneita potilaan sosiaalihuollon tiedoista on, kun lääkäri on määräämässä kivunhoitoa. Mikäli mietitään vahvempaa kipulääkitystä, olisi kiinnostava tietää, onko asiakkaalla/potilaalla ollut kontakteja päihdehuoltoon.  

Lisää pohdintaa integraatiosta löydät blogistamme: www.asteraptj.fi/tag/sote-integraatio/.

Mitä hyötyä sote-integraatiosta muka on, miksi tarvitsemme integroidun järjestelmän?

Sosiaali- ja terveydenhuollon integraation varmistaminen ja vahvistaminen on ollut sote-uudistuksesta toiseen yksi sen keskeisimmistä päämääristä. Integraatio nähdään edelleen keskeisenä keinona parantaa palvelujen sujuvuutta, yhdenvertaisuutta ja järjestää ne kustannustehokkaasti sekä vaikuttavasti.

Kun puhutaan integraatiosta sosiaali- ja terveydenhuollossa, on sillä monia eri tasoja ja näkökulmia. Ensinnäkin voidaan tarkoittaa rinnakkaisten perustason palvelujen yhteentoimivuuden parantamista (horisontaalinen integraatio). Toiseksi integraatiota haetaan perustason ja erityistason palvelujen välille (vertikaalinen integraatio). Näiden integraation näkökulmien kautta tavoitellaan asiakkaan sujuvampaa polkua palvelusta toiseen. Jotta sujuvuus eri palvelujen välillä turvataan, asiakkaan ja potilaan polun tueksi on täytynyt kuvata integroitu hoito- ja palveluketju. Hoito- ja palveluketjujen tai ylipäätään yleisten mallien kuvaaminen ei poista sitä peruslähtökohtaa, että hoito ja palvelut suunnitellaan aina yksilöllisesti.

Näiden lisäksi integraation kokonaisuutta on syytä tarkastella myös palvelujen järjestämisen, palvelutuotannon tai vaikkapa rahoituksen näkökulmasta. Nämä keskeiset näkökulmat ovat myös integraatiomielessä kehitettävänä esimerkiksi Tulevaisuuden sote-keskus -hankkeiden ja sote-rakenneuudistus -hankkeiden kautta. Aster-projektissa huomio kiinnittyy erityisesti tiedon integraatioon, jolla on vahva yhdyspinta muuhun integraation kokonaisuuteen. Tiedon integraatiolla mahdollistamme monia asioita palvelujen ja prosessien integraatiossa. Olemassa olevan tiedon helpompi käytettävyys ja se, että tietojärjestelmä tuottaa meille entistä laadukkaampaa tietoa tukemaan sekä ammattilaisen että asiakkaan valintoja, auttaa integraation käytännön toteutuksessa. Tiedon integraatio auttaa myös palvelujen suunnittelussa ja helpottaa palvelujen kohdentamista.

Usein keskustellaan siitä, että integraatio hyödyttää niitä asiakkaita ja potilaita, jotka käyttävät paljon palveluja. Kuitenkin yksi konkreettinen esimerkki, joka voi hyödyttää jokaista asiakasta ja potilasta sekä helpottaa lääkärien ja muun hoitohenkilökunnan sekä sosiaalihuollon ammattilaisten työtaakkaa, on reaaliaikainen tieto asiakkaasta/potilaasta. Esimerkki: jos on äskettäin erikoissairaanhoidossa tehty tutkimus, niin tieto siitä näkyy heti myös perusterveydenhuollossa ja esimerkiksi sosiaalihuollon asumisyksikössä. Näin tulee vähemmän tuplatutkimuksia, jotka sekä rasittavat potilasta että voivat viivästyttää hoitopäätöksiä.

Toinen esimerkki, jolloin eritoten lääkärit ovat kiinnostuneita potilaan sosiaalihuollon tiedoista on, kun lääkäri on määräämässä kivunhoitoa. Mikäli mietitään vahvempaa kipulääkitystä, olisi kiinnostava tietää, onko asiakkaalla/potilaalla ollut kontakteja päihdehuoltoon.

Lisää pohdintaa sote-integraatiosta blogissamme

Miksi uusi asiakas- ja potilastietojärjestelmä on hankittu juuri nyt?

Tulevaisuudessa sosiaali- ja terveydenhuolto tulevat toimimaan yhä tiiviimmässä yhteistyössä toteuttaakseen asiakkaiden ja potilaiden kokonaisvaltaisempaa hoitoa ja palvelua. Tulevaisuuden sosiaali- ja terveyspalvelujen sujuva toiminta vaatii paljon suunnittelua sekä uudenlaisia tiedonhallinnan ratkaisuja, joita tukemaan hankitaan uusi asiakas- ja potilastietojärjestelmä.

Täytyy muistaa, että näin suuren ja monimutkaisen hankinnan toteutus vie useita vuosia. Kilpailutuksen valmistelu on aloitettu jo vuonna 2013 ja varsinainen kilpailutus aloitettiin kesällä 2017. Hankintapäätös on tehty maaliskuussa 2020. Suunnittelu- ja käyttöönottovaiheet vievät vielä joitakin vuosia.

Miksi Cernerin alkuperäisen tarjous ja Suunnitteluprojektin tuloksena saatu työn kiinteä hinta ovat erisuuruisia?

Hankintalainsäädäntö asettaa täsmälliset vaatimukset sille, miten kilpailutus (julkinen hankinta) ja sen osana tarjousten vertailu toteutetaan syrjimättömästi ja tasapuolisesti.

Jotta tarjoukset ovat olleet vertailukelpoiset, on tarjoajien tullut ilmoittaa kiinteät yksikköhinnat tarjouspyynnössä määritellyille työrooleille (kuten projektipäälliköt, arkkitehdit, muut tekniset asiantuntijat, substanssiasiantuntijat jne.). Nämä kiinteät yksikköhinnat on kerrottu hankintayksikön (käytännössä Aster-piirien ja kuntayhtymien yhdessä hankintayksikkönä toimineen KL-Kuntahankinnat Oy:n kanssa) määrittämällä laskennallisella kertoimella. Näin tarjouksia on voitu vertailla keskenään. Tarjousvaiheen hinta ei siis ole perustunut todelliseen toimittajan arvioimaan työmäärään tai edes hankintayksikön oletukseen todellisesta työmäärästä.

Sen sijaan kiinteän, toimittajaa sitovan työmäärän ja toimittajan työn kokonaiskustannuksen määrittely asetettiin tarjouspyynnössä Suunnitteluprojektin tehtäväksi.

Suunnitteluprojektissa kyettiin tekemään tarvittava määrittely sillä yksityiskohtaisuudella, että kumpikin sopijapuoli (yhtäältä toimittaja ja toisaalta Aster-piirit ja kuntayhtymät) saivat toimitukselle riskittömän kokonaiskustannuksen. Riskittömyys tarkoittaa sitä, ettei toimittajan tarvinnut laskea hinnoitteluunsa epävarmuutta yksityiskohdista korkeampina hintoina, eikä toisaalta Aster-piirien ja kuntayhtymien tarvinnut kantaa epävarmuutta projektinaikaisista hintojen muutoksista.

Näin, kun tehdään päätöstä siirtymisestä toimitusprojektiin, on päätöksentekijöillä tiedossa todelliset, kiinteät kustannukset toimittajan työlle. Kysymyksessä on siten ollut alkuperäisen hankintasuunnitelman mukainen vaiheittainen menettely saada täsmälliset, kiinteät kustannukset koko investoinnille (sekä myös sen jälkeiselle ajalle).

Toinen hinnan muuttumiseen vaikuttava tekijä ovat jatkuvat palvelut, jotka eivät olleet toimittajan vastuulla alkuperäisessä tarjouksessa. Se on kuitenkin sisältänyt kilpailutuksessa ns. puitejärjestelyn kohdealaan, joten se on mahdollista hankkia toimittajalta ilman erillistä kilpailutusta. Tämä oli aiemmin tarkoitus tuottaa Aster-piirien ja kuntayhtymien omana työnä (tai alihankintana). Suunnitteluprojektin tuloksena ne on määritelty toimittajan vastuulle. Kasvanut vastuu ja työmäärä on tuonut Asterin kustannuksiin uuden hintakomponentin, so. jatkuvat palvelut. Jatkuvat palvelut pitää ostaa ja maksaa joka tapauksessa, eli jos Toimittaja ei olisi niistä vastuussa, kustannukset näkyisivät vain jossain muualla kuin Asterin kustannuksissa. Nämä kustannukset siis toteutuvat aina joko ostopalveluna tai oman työn kustannuksena tai molempina.

Voiko hinta vielä nousta toimitusprojektin aikana?

Toimitusprojekti on kiinteähintainen toimitus, eikä sen hinta voi nousta, ellei toimituksen kohdetta laajenneta. Toimituksen kohteen laajennus voi tapahtua vain erikseen osapuolten yhteisesti hyväksymän muutospyynnön ja siitä tehdyn muutossopimuksen myötä.

Lisäksi jotkin edellä tarkoitetuista laajennuksista voidaan toteuttaa Aster-järjestelmää mukauttamalla. Se on mahdollista tehdä Aster-piirien ja kuntayhtymien omana työnä, jolloin kustannuksena ovat vain tuon oman työn kustannukset (so. palkkakustannukset).

Mitä kokonaiskustannus sisältää?

Kymmenen vuoden kokonaiskustannus koostuu useasta eri tekijästä. Osa kokonaiskustannuksista syntyy Cernerin kanssa tehtävästä työstä ja ohjelmistohankinnasta. Merkittävä osa kustannuksista tulee integroidun soten toimintamallien suunnittelusta ja toteutuksesta, osa kustannuksista syntyy käyttöönotosta ja siinä toteutettavista integroinneista olemassa oleviin muihin järjestelmiin. Lopuksi ovat tietenkin järjestelmien käytön aikaiset kulut, jotka siis pysyvät suunnilleen nykykulujen tasalla.

Kokonaiskustannus ei siis tarkoita samansuuruista kustannusten nousua. Vaikka ICT-kustannus hieman nousisikin, tavoitteena on saada soten kokonaiskustannukset laskemaan tehokkaampien toimintamallien luomisella. Laadukkaan järjestelmän avulla saadaan aikaan säästöjä sote-menoissa, kun toiminta sujuvoituu ja tehostuu.

Kuinka paljon Aster-hankkeen hinta nousi suunnitteluprojektin aikana ja mitä kustannukset sisältävät?

Seuraavassa taulukossa on vertailtu Asterin toimittajaksi valitun Cernerin kustannuksia alkuperäisen tarjouksen (Hinta A) mukaisina sekä Suunnitteluprojektin tuloksena saadun työn kiinteän hinnan (Hinta B) mukaisena.

KustannuslajiHinta A EURHinta B EURErotus B-A EUR
Tarjous 2020Kiinteä 2021
Ohjelmistot218 840 426111 328 090-107 512 336
Toimitusprojekti
(toimittajan työ)
21 561 145131 980 461+110 419 316
Suunnitteluprojekti
(jo sidottu kustannus)
9 778 0089 778 0080
Käyttöönotto-
projektit
26 337 20526 337 2050
Hinta C
Jatkuvat palvelut
069 522 555+69 522 555
Yhteensä276 516 784348 946 319+72 429 535
Ilman Hintaa C
(palvelujen laajennus)
279 423 764+2 906 980
Hintojen vertailu alkuperäisen tarjouksen 2020 (Hinta A) ja Suunnitteluprojektin tuloksena saadun työn kiinteän hinnan (Hinta B) mukaisena.

Ohjelmistot sisältävät kaikkien Asteriin sisältyvien tietojärjestelmien lisenssit ja/tai käyttöoikeudet ja niistä kymmenelle vuodelle (2021–2030) aiheutuvat kustannukset. Ohjelmistot sisältävät erikoissairaanhoidon, perusterveydenhuollon, suun terveydenhuollon sekä laajan data-analytiikan ja sosiaalihuollon ratkaisut. Osa tässä olevista kustannuksista on siirtynyt jatkuviin palveluihin (Hinta C), eli ostetaan palveluina eikä lisensseinä. Tämä on kuitenkin verraten pieni osuus ko. kustannuserässä. Joka tapauksessa siirtymä itse tuotettavista käyttöpalveluista palvelupohjaiseen (SaaS) tuotantomalliin tarkoittaa, ettei Aster-piirien tarvitse investoida kalliisiin lisenssihankintoihin (kuten tietokanta-, käyttöjärjestelmä- ja ns. Middleware -tason lisenssit).

Toimitusprojekti muodostuu kustannuksena toimittajan (Cerner alihankkijoineen) sekä meidän (Asterin) työn hinnasta. Konkreettisesti toimittajan työn hinta kattaa kaikki palkkakulut sekä toimittajan katteen. Asterin työn hinta puolestaan kattaa kaikki palkkakulut sivukuluineen sekä muine oheiskuluineen (kuten osaamisen kehittäminen sekä tila- ja laitekustannukset).

Suunnitteluprojektin (09/2020–09/2021) kolme keskeisintä tulosta ovat seuraavat: 1) Toimitusprojektin projektisuunnitelma, 2) Asterin hankintavaiheen tietojärjestelmiä ja palveluita koskevien vaatimusten täsmentäminen toimituksen määrityksiksi ja 3) Toimitusprojektin kiinteä hinta. Asterin Suunnitteluprojektia voi verrata minkä tahansa perinteisen tietojärjestelmäprojektin määrittelyvaiheeseen, jossa tehdään toteutustyön suunnitelmat ja laaditaan tietojärjestelmän toteutusta koskevat määritykset. Asterissa kyse on konkreettisemmin valmistuotteena toimitettavan järjestelmän sovittamisesta Suomen sote-kenttään sekä nimenomaisesti Asterissa mukana olevien sairaanhoitopiirien ja kuntayhtymien yhteiseen toimintatapaan mukauttamisesta.

Käyttöönottoprojektien kustannus on samalla tavalla työn kustannus kuin mitä toimitusprojektinkin osalta. Käyttöönottoprojekti sisältää ohjelmistojen ja toimintatapojen käyttöönoton kussakin sosiaali- ja terveydenhuollon (sairaalat, terveysasemat, neuvolat, sosiaalihuollon toimipisteet jne.) toimipisteessä erikseen. Yhteensä näitä on liki 700 kpl Asterin alueella.

Jatkuvat palvelut (Asterin kustannuksissa) sisältävät keskeisimpänä toimintona Aster-tietojärjestelmien käyttöpalvelut, konkreettisemmin kaikki konesaleissa / data centereissä tarvittavat palvelimet ja muut laitteet, niiden ylläpidon ja päivitykset 24/7/365 sekä kaikki tietokanta-, middleware- ja käyttöjärjestelmätason komponentit. Jatkuviin palveluihin sisältyvät lisäksi itse konesalit (siis rakennus) ja tietoliikenne, joiden järjestämisestä vastaavat Aster-piirit ja kuntayhtymät.

Miten tietojärjestelmätoimittaja on valittu? 

Järjestelmää ei voi vain tilata, vaan kaikki julkiset hankinnat tulee toteuttaa hankintalain mukaisesti. APTJ-hankinta (APTJ eli asiakas- ja potilastietojärjestelmä) on toteutettu hankintalaissa kuvatulla kilpailullisella neuvottelumenettelyllä.  Heinäkuussa 2017 julkaistiin hankintailmoitus ja neuvotteluihin valittiin viisi eniten pisteitä saanutta tarjoajaa. Vuoden 2018 alussa toteutetun alustavan tuotevertailun perusteella valittiin kolme eniten pisteitä saanutta tarjoajaa jatkoneuvotteluihin. Kesällä 2019 yksi tarjoaja (Tieto Finland Oy) jättäytyi pois hankinnasta, jonka jälkeen mukana jatkoivat Cerner Ireland Limited ja Epic Systems Corporation. Helmikuussa 2020 toteutettiin varsinainen tuotevertailu (VTV), jossa mukana olivat Epic Systems Corporation ja Cerner Ireland Limited.

Hankintapäätös kahden tarjoajan välillä perustui tarkkaan ja yksityiskohtaiseen järjestelmäratkaisujen ja palveluiden laadullisten ominaisuuksien ja hinnan vertailuun sekä pisteytykseen. Laadulliset ominaisuudet tarkoittavat ratkaisun toiminnallisuuksia, valitun toimittajan toteutus- ja käyttöönottokykyä sekä ratkaisun teknistä toteutusta, ylläpitoa ja jatkokehittämistä. Näitä ominaisuuksia arvioitiin mm. helmikuussa 2020 järjestetyssä, yhteensä 10 päivää kestäneessä varsinaisessa tuotevertailussa (VTV).

Hankintalain ehdoton vaatimus on, että kaikkia tarjoajia tulee kohdella syrjimättömästi ja tasapuolisesti ja tämä oli koko ajan myös APTJ-hankinnan ehdoton vaatimus. Hankintaprosessista vastasi KL-Kuntahankinnat Oy ja järjestelmän toiminnallisten ja ei-toiminnallisten vaatimusten määrittelystä vastasivat yhteistyössä KSSHP:n, Essoten, Siun soten ja VSHP:n asiantuntijat.

Miksi Suomeen ei hankita vain yhtä asiakas- ja potilastietojärjestelmää, Suomi on kuitenkin melko pieni maa? 

Ensinnäkin kaikki julkiset hankinnat tulee tehdä hankintalain mukaisesti. Tällä hetkellä, kun sosiaali- ja terveyspalvelut ovat kuntien toteuttamisvastuulla, myös niiden tukemiseen tarvittava asiakas- ja potilastietojärjestelmän hankinta on kuntien vastuulla. Jotta voitaisiin hankkia kaikille kunnille yksi yhteinen järjestelmä, tulisi kaikkien kuntien liittyä samanaikaisesti samaan hankintakonsortioon. Käytännössä, kuntien erilainen tilanne huomioiden, kyseisen hankintakonsortion perustaminen on mahdotonta. Toiseksi, vaikka järjestelmä voitaisiin helposti kapasiteetin näkökulmasta toteuttaa yhdellä järjestelmällä, se ei olisi toimintamallien näkökulmasta järkevää. Suomi on laaja maa ja eri puolella Suomea on käytännön sanelemat tarpeet erilaisiin toimintamalleihin. Vaikka järjestelmä olisikin hyvin mukautettava, on kaikkien toimintamallien räätälöinti samaan järjestelmään hyvin haastavaa. Kolmanneksi monopoliasema ei ole koskaan tuottanut hyvää lopputulosta.     

Eikö olisi järkevämpää hankkia kotimainen järjestelmä eikä ulkomaista?

Kaikki julkiset hankinnat tulee tehdä hankintalain määräämällä tavalla. Käytännössä se siis edellyttää EU-laajuista kilpailutusta, jossa kaikissa EU-maissa toimivilla yrityksillä on yhdenvertaiset mahdollisuudet. Toisaalta sote-palvelujen asiakas- ja potilastietojärjestelmien aiheuttama kulu on noin 8–12 promillea kokonaiskuluista, kun taas niiden käyttöön kuluva työaika voi olla jopa 20–40% kokonaiskuluista. Kansantaloudellisesti on järkevämpää pyrkiä säästämään ja tehostamaan nimenomaan sote-ammattilaisten työtä kuin maksimoimaan kansallisia asiakas- ja potilastietojärjestelmien hankintoja.   

Miten tuotevertailu toteutettiin?

Hankinnassa on toteutettu kaksi tuotevertailua: Alustava tuotevertailu tehtiin alkuvuonna 2018 ja hankinnan loppuvaiheissa tehtiin Varsinainen tuotevertailu (VTV). Varsinainen tuotevertailu kesti kymmenen (10) työpäivää ja sisälsi 23 eri teemaa. VTV:een osallistuivat kilpailutuksen siihen vaiheeseen päässeet tarjoajat Cerner Ireland Limited ja Epic Systems Corporation. Koska kyseessä on hankintalain alainen prosessi, tuotevertailut tuli toteuttaa yhdenmukaisesti. Käytännössä se tarkoitti, että tarjoajat demonstroivat tarjoamiaan ratkaisuja tarkoin etukäteen laadittujen tehtävien pohjalta. Varsinaiseen tuotevertailuun osallistui arvioijina hankinnassa mukana olevista organisaatioista yli 300 sosiaali- ja terveydenhuollon sekä ICT-alan ammattilaista. Tuotevertailun tarkoituksena oli löytää ja varmistaa hankkeelle asetettuja tavoitteita vastaava ratkaisu (ohjelmistokokonaisuus). Tuotevertailusta muodostuvia tuloksia käytettiin osana lopullisten tarjousten pisteytystä ja vertailua.

Miten asiakas- ja potilastietojärjestelmän hankintaan osallistuvat organisaatiot valittiin?

Hankinta on toteutettu hankintalain mukaisella puitejärjestelyn edellyttämällä prosessilla, johon saivat osallistua kaikki KL Kuntahankintojen asiakkaat.  Vuonna 2017 lähetettiin kaikille Unaan osallistuvillle sairaanhoitopiireille ja kuntayhtymille virallinen kysely, jossa tiedusteltiin halukkuutta osallistua asiakas- ja potilastietojärjestelmän hankintaan. Hankintalain määrittelemissä määräajoissa hankintaan ilmoittautuivat Keski-Suomen sairaanhoitopiirin (KSSHP) lisäksi Etelä-Savon sosiaali- ja terveyspalvelujen kuntayhtymä Essote, Pohjois-Karjalan sosiaali- ja terveyspalvelujen kuntayhtymä Siun sote ja Vaasan sairaanhoitopiiri (VSHP). Kukin sairaanhoitopiiri tai kuntayhtymä on siis tehnyt oman itsenäisen päätöksensä osallistua tai olla osallistumatta asiakas- ja potilastietojärjestelmän hankintaan. 

Valituksi tuli suuri amerikkalainen IT-toimittaja. Mikä tulee olemaan kotimaisten toimijoiden asema? 

Cernerillä tulee olemaan useita suomalaisia alihankkijoita, myös pieniä ja keskisuuria yrityksiä, jotka toimittavat sekä asiantuntijoita että järjestelmän eri osuuksia; esim. suunterveydenhuollon osuuden toimittaa kotimainen Hygga. Merkittävä osa toimittajan ja sen alihankkijoiden tässä projektissa käytettävästä henkilöstöstä myös asuu ja maksaa veronsa Suomeen. Vastaavasti sairaanhoitopiirit tulevat käyttämään erityisesti järjestelmän ylläpidossa ja muissa jatkuvissa palveluissa ensisijaisesti kotimaisia toimijoita, sekä sairaanhoitopiirien omia sidosyksiköitä että muita kaupallisia toimijoita. Asiantuntemusta tarvitaan ja tullaan käyttämään hyvin erikokoisista yrityksistä.