Onko tämä vain terveydenhuollon järjestelmä?

Ei, vaan kyseessä on sosiaali- ja terveydenhuollon yhtenäinen asiakas- ja potilastietojärjestelmä, jossa huomioidaan sekä sosiaali- että terveydenhuollon tarpeet. Sosiaalihuolto on ollut koko ajan tiiviisti mukana järjestelmän hankinnassa. Myös suunnittelu ja käyttöönotto tehdään yhteistyössä. 

Onko sosiaalipalveluissa huomioitu kaikki eri palvelualueet vai pelkästään sosiaalityön näkökulma?

Aster tulee palvelemaan kaikkia julkisen sosiaalihuollon palvelutehtävissä toimivia eri ammattilaisia (Iäkkäiden palvelut, Lapsiperheiden palvelut, Lastensuojelu, Perheoikeudelliset palvelut, Päihdehuolto, Työikäisten palvelut, Vammaispalvelut). Palvelutehtävät sisältävät erilaisia sosiaalihuollon palveluja, joista yksi on sosiaalityö. Lisää tietoa eri sosiaalipalveluista löytyy esimerkiksi ks.

Miten varmistutaan, että järjestelmä vastaa ammattilaisten tarpeita?

Toimittajan tarjoamaa järjestelmää ei oteta käyttöön sellaisenaan, vaan se mukautetaan potilaiden ja asiakkaiden sekä ammattilaisten paikallisia tarpeita vastaavaksi. Esimerkiksi alueellisten, yhtenäisten prosessien ja toimintamallien määrittely ohjaa osaltaan järjestelmän mukauttamista.  

Käyttöönottoon liittyvät ongelmat johtuvat vain harvoin pelkästään teknisistä ongelmista, vaan tyypillisesti myös siitä, että uusi toimintamalli on osalle käyttäjiä vieras eivätkä kaikki voi tai heti kykene toimimaan sen mukaisesti. Yleensä ne käyttäjät ja organisaatioyksiköt, jotka ovat aktiivisesti mukana suunnittelemassa ja toteuttamassa heille tulevia työrooleja, prosesseja ja toimintamalleja, myös hyötyvät muutoksesta eniten. Siksi tähän työhön pyritään saamaan mukaan mahdollisimman laajasti sote-ammattilaisia, jotta todelliset tarpeet tulevat huomioiduksi.

Asiakas- ja potilastietojärjestelmä on hankittu laajana kokonaisjärjestelmänä, kuten mm. sosiaali- ja terveydenhuolto yhdessä. Miksi on valittu juuri tällainen hankintakokonaisuus? 

Sekä sosiaali- että terveydenhuollon tavoitteena on auttaa ihmistä ja tuottaa kokonaisvaltaista hyvinvointia omilla käytettävissä olevilla keinoillaan. Usein sekä asiakkaat että ammattilaiset törmäävät siihen, että palvelu on pirstaloitunut. Tämä voi myös aiheuttaa palveluiden päällekkäisyyttä.

Suomessa on jo pitkään suunniteltu valtakunnallista sosiaali- ja terveydenhuollon kokonaisuudistusta. Moni alue on toteuttanut sote-integraation omalla alueellaan ja osa on suunnittelemassa uudistusta. Sote-palveluiden integroimisen tavoitteena on, että asiakkaan tiedot ovat lainsäädännön rajoissa käytettävissä riittävässä laajuudessa siellä, missä asiakasta ja potilasta palvellaan ja hoidetaan. Tavoitteena on, että asiakas saa oikea-aikaiset ja tarpeenmukaiset palvelut oikeassa paikassa. Tähän tarvitaan sosiaalihuollon ja terveydenhuollon välistä yhteistyötä ja tiedonkulkua, jonka uusi hankittava järjestelmäkokonaisuus mahdollistaa.

Miksi uusi asiakas- ja potilastietojärjestelmä on hankittu juuri nyt?

Tulevaisuudessa sosiaali- ja terveydenhuolto tulevat toimimaan yhä tiiviimmässä yhteistyössä toteuttaakseen asiakkaiden ja potilaiden kokonaisvaltaisempaa hoitoa ja palvelua. Tulevaisuuden sosiaali- ja terveyspalveluiden sujuva toiminta vaatii paljon suunnittelua sekä uudenlaisia tiedonhallinnan ratkaisuja, joita tukemaan hankitaan uusi asiakas- ja potilastietojärjestelmä.

Täytyy muistaa, että näin suuren ja monimutkaisen hankinnan toteutus vie useita vuosia. Kilpailutuksen valmistelu on aloitettu jo vuonna 2013 ja varsinainen kilpailutus aloitettiin kesällä 2017. Hankintapäätös on tehty maaliskuussa 2020. Suunnittelu- ja käyttöönottovaiheet vievät vielä joitakin vuosia.

Mikä on todellinen lisäkustannus? 

Hankintalain mukainen vertailuhinta on aivan eri asia kuin lisäkustannus. Ensinnäkin nykyjärjestelmienkin 10 vuoden käyttökulut maksavat suunnilleen saman verran, kuin nyt hankitun uuden järjestelmän käyttökulut. Toisaalta toiminnan kehittämistä tehdään myös nykyjärjestelmien aikanakin ja sekin vaatii työpanosta ja aiheuttaa kustannuksia. Uuden järjestelmän käyttöönotossa toiminnan kehittämiseen aukeaa aivan uudet mahdollisuudet: toiminnan kehittämistä tehdään laaja-alaisesti ja siitä aiheutuu suuri kertakustannus, mutta samalla tavoitteena on toteuttaa mittava toiminnan kokonaiskehittäminen ja digiloikka. Varsinainen lisähinta eli uusien ohjelmistojen hankintahinta on kustannuksista arviolta noin 20–25%.

Mitä kokonaiskustannus sisältää?

Kymmenen vuoden kokonaiskustannus koostuu useasta eri tekijästä. Osa kokonaiskustannuksista syntyy Cernerin kanssa tehtävästä työstä ja ohjelmistohankinnasta. Merkittävä osa kustannuksista tulee integroidun soten toimintamallien suunnittelusta ja toteutuksesta, osa kustannuksista syntyy käyttöönotosta ja siinä toteutettavista integroinneista olemassa oleviin muihin järjestelmiin. Lopuksi ovat tietenkin järjestelmien käytön aikaiset kulut, jotka siis pysyvät suunnilleen nykykulujen tasalla.

Kokonaiskustannus ei siis tarkoita samansuuruista kustannusten nousua, vaan kustannusten nousu on vain murto-osa kokonaiskustannuksista.  Vaikka ICT-kustannus hieman nousisikin, tavoitteena on saada soten kokonaiskustannukset laskemaan tehokkaampien toimintamallien luomisella. Laadukkaan järjestelmän avulla saadaan aikaan säästöjä sote-menoissa, kun toiminta sujuvoituu ja tehostuu.

Kuinka paljon järjestelmän arvioidaan maksavan?

Julkisuudessa esitetty summa 286 miljoonaa euroa on voittaneen Cernerin tarjouksen hankintalain mukainen tarjouksen vertailuhinta. Hinta sisältää järjestelmien käyttöoikeudet, suunnitteluprojektin, toimituksen sekä 10 vuoden ylläpitokustannukset. Nyt meneillään olevan suunnitteluprojektin myötä tarkentuvat mm. hankinnan todelliset kustannukset. Vain osa kustannuksista on varsinaisia lisäkustannuksia.

Mikä tietojärjestelmätoimittaja on valittu asiakas- ja potilastietojärjestelmän toimittajaksi? 

Hankinnan perusteella asiakas- ja potilastietojärjestelmäkokonaisuuden toimittajaksi on valittu Cerner Ireland Limited. Järjestelmäkokonaisuutta tulevat käyttämään KSSHP:n, Essoten, Siun soten ja VSHP:n edustamat maakunnat ja hankinnan yhteishankintayksikkönä toimi KL-Kuntahankinnat Oy.

Kilpailun loppusuoralla olleilla tarjoajilla (Cerner Ireland Limited ja Epic Systems Corporation) on kokonaisvaltaiset ratkaisut omine vahvuuksineen. Cerner Ireland Limited sai kilpailussa eniten pisteitä voittaen kilpailutuksen.

Miten tietojärjestelmätoimittaja on valittu? 

Järjestelmää ei voi vain tilata, vaan kaikki julkiset hankinnat tulee toteuttaa hankintalain mukaisesti. APTJ-hankinta (APTJ eli asiakas- ja potilastietojärjestelmä) on toteutettu hankintalaissa kuvatulla kilpailullisella neuvottelumenettelyllä.  Heinäkuussa 2017 julkaistiin hankintailmoitus ja neuvotteluihin valittiin viisi eniten pisteitä saanutta tarjoajaa. Vuoden 2018 alussa toteutetun alustavan tuotevertailun perusteella valittiin kolme eniten pisteitä saanutta tarjoajaa jatkoneuvotteluihin. Kesällä 2019 yksi tarjoaja (Tieto Finland Oy) jättäytyi pois hankinnasta, jonka jälkeen mukana jatkoivat Cerner Ireland Limited ja Epic Systems Corporation. Helmikuussa 2020 toteutettiin varsinainen tuotevertailu (VTV), jossa mukana olivat Epic Systems Corporation ja Cerner Ireland Limited.

Hankintapäätös kahden tarjoajan välillä perustui tarkkaan ja yksityiskohtaiseen järjestelmäratkaisujen ja palveluiden laadullisten ominaisuuksien ja hinnan vertailuun sekä pisteytykseen. Laadulliset ominaisuudet tarkoittavat ratkaisun toiminnallisuuksia, valitun toimittajan toteutus- ja käyttöönottokykyä sekä ratkaisun teknistä toteutusta, ylläpitoa ja jatkokehittämistä. Näitä ominaisuuksia arvioitiin mm. helmikuussa 2020 järjestetyssä, yhteensä 10 päivää kestäneessä varsinaisessa tuotevertailussa (VTV).

Hankintalain ehdoton vaatimus on, että kaikkia tarjoajia tulee kohdella syrjimättömästi ja tasapuolisesti ja tämä oli koko ajan myös APTJ-hankinnan ehdoton vaatimus. Hankintaprosessista vastasi KL-Kuntahankinnat Oy ja järjestelmän toiminnallisten ja ei-toiminnallisten vaatimusten määrittelystä vastasivat yhteistyössä KSSHP:n, Essoten, Siun soten ja VSHP:n asiantuntijat.

Miksi Suomeen ei hankita vain yhtä asiakas- ja potilastietojärjestelmää, Suomi on kuitenkin melko pieni maa? 

Ensinnäkin kaikki julkiset hankinnat tulee tehdä hankintalain mukaisesti. Tällä hetkellä, kun sosiaali- ja terveyspalvelut ovat kuntien toteuttamisvastuulla, myös niiden tukemiseen tarvittava asiakas- ja potilastietojärjestelmän hankinta on kuntien vastuulla. Jotta voitaisiin hankkia kaikille kunnille yksi yhteinen järjestelmä, tulisi kaikkien kuntien liittyä samanaikaisesti samaan hankintakonsortioon. Käytännössä, kuntien erilainen tilanne huomioiden, kyseisen hankintakonsortion perustaminen on mahdotonta. Toiseksi, vaikka järjestelmä voitaisiin helposti kapasiteetin näkökulmasta toteuttaa yhdellä järjestelmällä, se ei olisi toimintamallien näkökulmasta järkevää. Suomi on laaja maa ja eri puolella Suomea on käytännön sanelemat tarpeet erilaisiin toimintamalleihin. Vaikka järjestelmä olisikin hyvin mukautettava, on kaikkien toimintamallien räätälöinti samaan järjestelmään hyvin haastavaa. Kolmanneksi monopoliasema ei ole koskaan tuottanut hyvää lopputulosta.     

Eikö olisi järkevämpää hankkia kotimainen järjestelmä eikä ulkomaista?

Kaikki julkiset hankinnat tulee tehdä hankintalain määräämällä tavalla. Käytännössä se siis edellyttää EU-laajuista kilpailutusta, jossa kaikissa EU-maissa toimivilla yrityksillä on yhdenvertaiset mahdollisuudet. Toisaalta sote-palveluiden asiakas- ja potilastietojärjestelmien aiheuttama kulu on noin 8–12 promillea kokonaiskuluista, kun taas niiden käyttöön kuluva työaika voi olla jopa 20–40% kokonaiskuluista. Kansantaloudellisesti on järkevämpää pyrkiä säästämään ja tehostamaan nimenomaan sote-ammattilaisten työtä kuin maksimoimaan kansallisia asiakas- ja potilastietojärjestelmien hankintoja.   

Miten tuotevertailu toteutettiin?

Hankinnassa on toteutettu kaksi tuotevertailua: Alustava tuotevertailu tehtiin alkuvuonna 2018 ja hankinnan loppuvaiheissa tehtiin Varsinainen tuotevertailu (VTV). Varsinainen tuotevertailu kesti kymmenen (10) työpäivää ja sisälsi 23 eri teemaa. VTV:een osallistuivat kilpailutuksen siihen vaiheeseen päässeet tarjoajat Cerner Ireland Limited ja Epic Systems Corporation. Koska kyseessä on hankintalain alainen prosessi, tuotevertailut tuli toteuttaa yhdenmukaisesti. Käytännössä se tarkoitti, että tarjoajat demonstroivat tarjoamiaan ratkaisuja tarkoin etukäteen laadittujen tehtävien pohjalta. Varsinaiseen tuotevertailuun osallistui arvioijina hankinnassa mukana olevista organisaatioista yli 300 sosiaali- ja terveydenhuollon sekä ICT-alan ammattilaista. Tuotevertailun tarkoituksena oli löytää ja varmistaa hankkeelle asetettuja tavoitteita vastaava ratkaisu (ohjelmistokokonaisuus). Tuotevertailusta muodostuvia tuloksia käytettiin osana lopullisten tarjousten pisteytystä ja vertailua.

Miten asiakas- ja potilastietojärjestelmän hankintaan osallistuvat organisaatiot valittiin?

Hankinta on toteutettu hankintalain mukaisella puitejärjestelyn edellyttämällä prosessilla, johon saivat osallistua kaikki KL Kuntahankintojen asiakkaat.  Vuonna 2017 lähetettiin kaikille Unaan osallistuvillle sairaanhoitopiireille ja kuntayhtymille virallinen kysely, jossa tiedusteltiin halukkuutta osallistua asiakas- ja potilastietojärjestelmän hankintaan. Hankintalain määrittelemissä määräajoissa hankintaan ilmoittautuivat Keski-Suomen sairaanhoitopiirin (KSSHP) lisäksi Etelä-Savon sosiaali- ja terveyspalvelujen kuntayhtymä Essote, Pohjois-Karjalan sosiaali- ja terveyspalvelujen kuntayhtymä Siun sote ja Vaasan sairaanhoitopiiri (VSHP). Kukin sairaanhoitopiiri tai kuntayhtymä on siis tehnyt oman itsenäisen päätöksensä osallistua tai olla osallistumatta asiakas- ja potilastietojärjestelmän hankintaan.