Aster_MG_6477_Essote_Santeri_Seppala_kuva_Aalto_Oy

Varsinaisessa tuotevertailussa (VTV) arvioitiin APTJ-ratkaisujen laatua

Asiakas- ja potilastietojärjestelmän kilpailutuksen hankintapäätös tulee perustumaan tarkkaan ja yksityiskohtaiseen tarjousten laadun ja hinnan vertailuun sekä pisteytykseen. Tässä jutussa avataan yhtä tarjousten vertailun osa-aluetta eli tuotevertailukokonaisuutta.

Asiakas- ja potilastietojärjestelmän hankinnassa on toteutettu kaksi tuotevertailua: Alustava tuotevertailu (ATV) alkuvuonna 2018 ja Varsinainen tuotevertailu (VTV) hankinnan loppuvaiheissa helmikuussa 2020. Molempien tuotevertailujen valmisteluun osallistui useita kymmeniä ammattilaisia, ja joukossa oli sekä sosiaali- ja terveydenhuollon että ICT-alan asiantuntijoita.

Alustavaan tuotevertailuun osallistui kilpailutuksessa tuolloin mukana olleet viisi tarjoajaa, ja ne toteutettiin viitenä työpäivänä ja kolmella teemalla. ATV:sta jatkoneuvotteluihin pääsi kolme tuotevertailusta eniten pisteitä saanutta ehdokasta: Cerner Ireland Limited, Epic Systems Corporation ja Tieto Finland Oy. Viimeksi mainittu jättäytyi pois kilpailutuksesta omaehtoisesti keväällä 2019.

Varsinainen tuotevertailu (VTV)

Varsinainen tuotevertailu (VTV), joka toteutettiin tämän vuoden alussa, kesti kymmenen työpäivää ja sisälsi 23 eri teemaa. ”Näin laajoja tuotevertailuja toteutetaan hyvin harvoin”, arvioi VTV:n suunnittelusta ja toteutuksesta vastannut kehittäjä Elina Tynkkynen.

VTV:n tarkoituksena oli löytää ja varmistaa hankkeelle asetettuja tavoitteita vastaava tietojärjestelmäratkaisu. Kyseessä on hankintalain alainen prosessi, joten tuotevertailut tuli toteuttaa yhdenmukaisesti ja syrjimättömästi. Käytännössä se tarkoitti, että tarjoajat demonstroivat tarjoamiaan ratkaisuja samanlaisten, tarkoin etukäteen laadittujen teemakohtaisten tehtävien pohjalta. Teemoissa käsiteltiin tietojärjestelmien toiminnallisuuksia ja kyvykkyyttä sekä toiminnallisesta että teknisestä näkökulmasta.

Tehtävät oli laadittu niin, että teemoissa ei olisi turhaa päällekkäisyyttä. Tämän vuoksi esim. ajanvarausta esitettiin vain joissain teemoissa, vaikka lopullisessa ratkaisussa ajanvarauksen toiminnallisuuksien tulee tietysti olla käytössä kattavasti eri sote-palveluissa.

Arvioijina yli 300 sote- ja ICT-ammattilaista!

Varsinaiseen tuotevertailuun osallistui arvioijina hankinnassa mukana olevista organisaatioista yli 300 sosiaali- ja terveydenhuollon sekä ICT-alan ammattilaista. Tarkoituksena oli tuottaa tietoa siitä, kumpi arvioitavista ratkaisuista olisi toiminnallisesti soveltuvin käyttötarkoitukseensa nyt, ja miten ratkaisuja voisi kehittää myös tulevaisuudessa. Sosiaali- ja terveydenhuollon toimintaympäristössä tapahtuu jatkuvasti muutoksia ja tavoitteena on, että hankittavalla järjestelmällä kyetään vastaamaan myös tulevaisuuden toiminnan tarpeisiin.

Tuotevertailutilaisuuksissa tarjoajat demonstroivat ennalta laadittuja tehtäviä. Arvioijat seurasivat tarjoajan demonstraatiota ja antoivat suoritetuille tehtäville pisteitä arviointiasteikoiden mukaisesti. Nimetyillä asiantuntijoilla oli ennalta määrätyn ajan puitteissa mahdollisuus lisäksi esittää tarjoajalle demonstraatioon liittyviä kysymyksiä. Tuotevertailuun osallistuneet henkilöt ovat allekirjoittaneet salassapitosopimuksen. Salassapitoa vaaditaan, koska lain mukaisesti hankintamenettelyn tulee olla tarjoajille tasapuolista ja syrjimätöntä. Näin ollen myös tuotevertailussa nähdyt, kuullut ja koetut asiat ovat luottamuksellisia ja lain mukaan salassa pidettäviä.

Tuotevertailun lopputuloksena muodostui arvioijien toimesta syrjimätön ja vertailukelpoinen pisteytys. Tuotevertailun tuloksia käytetään osana lopullisten tarjousten pisteytystä ja vertailua. Hankintapäätöksen osalta hinnalla on 40 % painoarvo ja laadulla 60 %. Tuotevertailukokonaisuus muodosti yli puolet laadun painoarvosta.

Palautteen perusteella VTV oli onnistunut kokonaisuus

Tuotevertailuun osallistuneille yli 300:lle arvioijalle lähetettiin tuotevertailun toteutuksen jälkeen palautekysely. Palautetta kerättiin tuotevertailuun valmistautumisesta ja perehdytyksistä sekä itse arviointien läpivienneistä. Kyselyyn vasta 189 arvioijaa. Määrämuotoisesti muotoiltujen väittämien yhteiskeskiarvo oli 4,32 (asteikko 1 täysin eri mieltä – 5 täysin samaa mieltä). Keskiarvo kertoo, että VTV koettiin arvioijien taholta onnistuneeksi kokonaisuudeksi. 63% arvioijina toimineista ilmaisia myös olevansa kiinnostunut olemaan mukana APTJ:n suunnittelu- ja toteutusvaiheissa. Tämä kertoo siitä, että huomattava joukko kentän ammattilaisia näkee tärkeänä antaa osaamistaan järjestelmän käyttöönottotyössä.

Kuvassa Elina Tynkkynen, joka vastasi varsinaisen tuotevertailun toteutuksesta.

VTV:n suunnittelu ja toteutus oli iso ja tärkeä työ, jotta saamme hankittua parhaan mahdollisen tietojärjestelmän maakuntiemme ihmisten hyväksi. Palaute arvioijilta oli positiivista, ja moni haluaa olla mukana myös jatkossa tietojärjestelmän suunnittelu- ja toteutusprojekteissa. Tämä kokonaisuus tehtiin yhteistyöllä, ja haluan kiittää kaikkia kollegoita, jotka antoivat panoksensa tuotevertailuihin!” kertoo Elina Tynkkynen.

Lisätietoa tuotevertailusta:

Elina Tynkkynen
elina.tynkkynen@ksshp.fi